Законодательная база архивного делопроизводства: порядок экспертизы и уничтожения документов

Архивное делопроизводство представляет собой сложный комплекс процедур, требующих строгого соблюдения законодательных норм. Организация этого процесса регламентируется несколькими ключевыми нормативными актами, которые определяют порядок действий от создания экспертных комиссий до непосредственного уничтожения документации.​

Создание экспертных комиссий

Первым шагом становится формирование постоянно действующих экспертных комиссий. В их состав включают наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений. Комиссию возглавляет один из руководящих работников организации; деятельность проходит под мониторингом соответствующего архивного учреждения.​

Функции экспертных комиссий

Экспертные комиссии выполняют две основные задачи. Они организуют экспертизу ценности документов; одновременно осуществляют контроль за корректностью ее проведения. Особое внимание уделяется документам, подлежащим передаче в архивы, а также материалам с отметкой «ЭПК».​

Оформление результатов экспертизы

После завершения экспертизы ценности наступает этап оформления результатов. Процедура предусматривает составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Параллельно формируется акт о выделении документов к уничтожению.​

Оформление дел осуществляется строго в соответствии с требованиями действующих типовых инструкций. Базовым документом служит Постановление Правительства № 618 от 5 октября 1993 года об утверждении Правил по разработке организационных и распорядительных документов. Этот нормативный акт также утверждает Типовую инструкцию по ведению делопроизводства в органах центрального отраслевого публичного управления и местного самоуправления Республики Молдова.​

Нововведения 2017 года: упрощение процедур

Существенные изменения вступили в силу 29 декабря 2017 года. Организации, не являющиеся источниками комплектования Архивного фонда, получили освобождение от обязанности согласовывать определенные документы с государственными архивами. Речь идет о номенклатуре, описях дел и актах о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком действия.​

Такие документы теперь могут утверждаться непосредственно руководителем организации. Единственное условие — строгое соблюдение сроков хранения, предусмотренных в Перечне, утвержденном Приказом Государственной архивной службы № 57 от 27 июля 2016 года.​

Правовой контекст изменений

Важно понимать границы применения упрощенных процедур. Статья 27 Закона об архивном фонде № 880-XII от 22 января 1992 года остается в силе. Она категорически запрещает уничтожать документы Государственного архивного фонда без разрешения Государственного органа надзора. То же касается документов Общественного архивного фонда.​

Пункт 3.8 Приказа № 57 содержит прямое предупреждение. Уничтожение без соответствующего разрешения документов Архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, других хранилищах или архивах юридических лиц, является незаконным. Нарушители несут ответственность согласно статье 329 Кодекса о правонарушениях Республики Молдова.​

Процедура уничтожения документов

Завершающим этапом становится непосредственное физическое уничтожение документации. Пункт 3.9 Приказа № 57 устанавливает четкий порядок действий. Документы, включенные в акт о выделении к уничтожению, передаются организациям, занимающимся заготовками вторичного сырья.​

Передача происходит только после двух обязательных этапов. Сначала акт согласовывается с соответствующим государственным архивом; затем его утверждает руководитель учреждения. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, которые служат юридическим подтверждением выполнения процедуры.​