Chestionarul Potențialului Client

Chestionarul pentru evaluarea arhivei este un instrument esențial care ne permite să estimăm rapid și onest volumul real de documente și să identificăm sarcinile urgente de secretariat care necesită intervenție imediată. În practică, acest demers reduce riscul erorilor de stocare și accelerează elaborarea unui plan de acțiuni clar și eficient.

De ce este necesar acest chestionar?

Companiile funcționează adesea „în flux”: documentele sunt create, circulă între departamente, sunt parțial stocate în bibliorafturi, parțial păstrate de angajați în birouri. În această dinamică, este ușor să pierdeți perspectiva de ansamblu — câte dosare s-au acumulat în realitate, unde sunt localizate exact, ce documente au termenele de păstrare expirate și care trebuie păstrate obligatoriu conform legii.

Chestionarul aduce disciplină și claritate. Acesta înlocuiește presupunerile cu cifre și fapte concrete, fără de care este imposibilă evaluarea corectă a stării arhivei și pregătirea unei oferte tehnice precise.

Ce aspecte clarificăm?

Deși formulările întrebărilor sunt simple, efectul lor este extrem de aplicat: chestionarul fixează punctul zero, de la care se construiește întregul proiect de arhivare. În special, ne concentrăm pe următoarele aspecte:

• Volumul arhivei: Ce cantitate de documente deține întreprinderea în prezent.
• Lacunele organizaționale: Unde există probleme în gestionarea arhivei (lipsa spațiului, distrugerea nesecurizată, dificultatea accesării rapide a documentelor etc.).
• Nivelul de pregătire: În ce măsură personalul este familiarizat cu normele legale de arhivare.
• Așteptările specifice: Ce solicitări sunt prioritare pentru compania dumneavoastră (termene de execuție, confidențialitate strictă, formatul de acces la date).

Notă: Chestionarul, ca instrument de lucru, are avantajul major de a structura nevoile clientului, facilitând o înțelegere profundă a priorităților acestuia — fapt confirmat constant în practicile de audit organizațional.

Cum completați eficient, fără a pierde timp?

Completarea chestionarului nu trebuie să se transforme într-un „mini-audit de o săptămână”. Vă propunem un scenariu practic, care necesită timp minim și oferă suficiente date pentru start:

1. Desemnați un responsabil (de obicei secretarul, office-managerul, contabilul sau specialistul HR) care să colecteze informații primare de la departamentele cheie.
2. Cuantificați arhiva în unități simple: număr de cutii/mape/dosare, metri liniari de raft sau existența unor încăperi dedicate („puncte de depozitare”).
3. Identificați punctele critice: căutarea durează prea mult, lipsește un nomenclator sistematic, documentele cu termene diferite sunt amestecate, nu există o procedură de distrugere controlată.
4. Fixați așteptările: aveți nevoie de acces rapid, scanare, transport/reambalare, pregătire pentru controale de stat sau un regulament intern de arhivare.

Important: Nu căutați o precizie absolută în această etapă. Chestionarul servește pentru claritate inițială și planificare corectă; detaliile fine vor fi stabilite ulterior, în cadrul inventarierii profesionale.

Ce obțineți după completare?

Un chestionar completat corect ne permite să transformăm solicitarea generală „trebuie să facem ordine în arhivă” într-un proiect controlabil, cu etape transparente: ce facem, în ce volum, cu ce rezultat și în ce termene. Mai mult, secțiunea „Solicitări și așteptări” ne ajută să modelăm soluția pe constrângerile specifice ale companiei dumneavoastră — fie că e vorba de buget, regim de acces sau proceduri interne.

Această abordare crește calitatea serviciului: în locul unui șablon universal, primiți o strategie de lucru adaptată la situația reală și prioritățile afacerii dumneavoastră.

Vă rugăm să expediați chestionarul completat pe adresa noastră de e-mail: arhive@arhive.md